月何時間の手作業からRPA導入を検討すべきか？

明確な基準はありませんが、目安として、同じ入力・照合作業に月20時間以上かかっている場合はRPA導入を検討する価値があります。複数人で分担している定型業務は、個人単位ではなく合算した工数で判断するのがポイントです。

工数だけで判断しないことも重要

工数の大きさに加えて、入力ミスによる手戻りが多い業務や、繁忙期にだけ人員を増やして対応している業務も、自動化による効果が出やすい領域です。逆に、月数時間程度の作業であっても、判断基準が完全に固定化されている業務であれば、自動化の投資対効果が見合うケースもあります。

進め方の目安

• 対象業務の工数を最低1か月分計測する
• 入力ルールが固定化されているかを確認する
• 繁忙期・閑散期での工数の差を把握する

まずは1つの業務を対象に小さく試し、実際にかかった工数と削減効果を確認してから、対象範囲を広げていく進め方をおすすめしています。QHコンサルティングでは、この診断のプロセスからご支援可能です。

実際にご相談いただいた企業様では、経理部門の請求書照合業務が月30時間程度かかっており、RPA導入によって月25時間相当を削減できた事例もあります。工数の計測には、担当者へのヒアリングだけでなく、実際の作業ログを数週間分記録する方法も有効です。

また、繁忙期に外部の派遣スタッフや残業で対応している業務は、見かけ上の工数が少なく見えても、実際にはコスト面での負担が大きいケースがあります。人件費や採用コストも含めて総合的に判断することをおすすめします。

また、繁忙期の残業代や休日出勤の手当も含めて工数を金額換算すると、投資対効果の判断がしやすくなります。

迷った場合は、まず担当者へのヒアリングから着手することをおすすめします。